ActusDémarrage SAP: vos questions
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1. Pourquoi ce changement de Système informatique de Gestion Commerciale ? Notre système actuel a été développé il y a de nombreuses années. SAP nous permettra d’être plus souples et évolutifs pour répondre aux besoins de l’ensemble de nos clients. 2. Pourquoi SAP ? Nous avons choisi la solution SAP déjà en place chez Union Distribution depuis 8 ans. Cette solution fonctionne parfaitement bien, et a été développée pour répondre aux spécificités de nos métiers. |
3. Mon numéro de compte a changé, comment faire ?
En effet, le passage sous SAP a impliqué un changement de votre n° de compte client. Avec Union Distribution, nous partageons désormais une base client unique avec chacun notre organisation commerciale. Si vous avez un compte chez Union Distribution votre compte à la Sodis est le même, pour autant, toutes les conditions commerciales dont vous bénéficiez ont été intégralement reprises. Depuis le 1er juillet nous avons mentionné sur les factures votre nouveau numéro de compte.
4. Je ne retrouve plus les codes articles Sodis sur mes documents ?
Dorénavant, nous n’utilisons plus que le code EAN pour identifier un ouvrage. Nous avons par ailleurs fait apparaitre également ce code sur nos documents accompagnant vos livraisons ainsi que le code à barre associé. Cela devrait faciliter la réception de vos commandes.
5. Il n’y a plus de BLR dans vos envois, comment faire pour avoir une vision des manquants ?
Nous avons effectivement abandonné l’impression des bordereaux de livraison récapitulatifs, jugés souvent inutiles. Pour cela nous avons fait évoluer le bordereau de colisage du colis n°1 afin de vous communiquer également les manquants et les échéances de facturation de vos commandes.
6. Je n’ai pas eu ma facture avec ma commande.
C’est normal, les factures ne sont plus jointes à vos livraisons, sauf sur l’export lointain pour répondre aux exigences douanières. Ceci est lié au passage en post facturation : la facture n’est enregistrée qu’après la fermeture du colis. Cela veut donc aussi dire qu’elle tient compte d’éventuels manquants logistiques et que vous n’aurez donc plus d’avoir de manquants à rapprocher de votre facture initiale.
7. Quand aurai-je ma facture ?
Comme le fait Flammarion, pour les libraires Français et Européens, à partir du 1er février 2016, nous facturons mensuellement les commandes. Le dernier jour du mois, nous regrouperons toutes les commandes du mois sur une seule facture présentée de façon regroupée par condition d’échéance.
8. Et mon avoir de retour ?
Les avoirs de retour sont, quant à eux, émis quotidiennement. Ils regroupent tous les retours traités dans la même journée et ont une échéance unique à 60 jours.
9. La facture Sodis a changé, que dois-je savoir ?
Dans la présentation de la facturation mensuelle, les ouvrages sont regroupés par livraison, et sont classés par ordre alphabétique de marque éditoriale (et non plus par diffuseur).
10. Quel est le planning de démarrage ?
Le planning est le suivant :
- Dernière facturation le 26/01 au soir.
- Le 27/01 : nous vidons totalement la chaine de préparation de commandes comme celle de traitement des retours, toutes les commandes devront être expédiées. Nous ne pourrons pas avoir d’activité « à cheval » sur nos deux systèmes de gestion commerciale.
- Les 28 et 29/01 : la logistique Sodis sera fermée : nous ne traiterons aucune commande ni de réassort, ni d’office, ni de retour.
- Du 28 au 30/01 : nous basculons sur SAP et reprenons toutes les données nécessaires : portefeuille de commandes, notés, manquants, stock…
- Les 30 et 31/01 : reprise progressive d’intégration des commandes et mise en préparation de petits lots afin de surveiller que les systèmes fonctionnent bien et communiquent comme attendu.
- Le 1er février : reprise de l’activité de préparation de commande réassort.
11. Pendant les 2 jours de fermeture, pourrons-nous vous contacter ?
Oui, bien entendu. Seuls les services logistiques seront fermés, les services commerciaux resteront ouverts et nos chargées de clientèle seront là pour vous répondre. Toutefois, elles n'auront pas accès à la plupart de leurs outils informatiques et ne pourront pas forcément vous apporter des réponses précises. Mais nous seront bien joignables.
12. Le démarrage comment s’y préparer ?
Un nouveau système d’information peut occasionner quelques retards lors de son installation. Aussi pour vous y préparer, nous vous suggérons d’anticiper les commandes dans la mesure du possible.
Durant le mois de janvier, il serait bon que vous commandiez des quantités un peu supérieures pour avoir du stock pour faire face.
Nous ne pourrons traiter aucune commande, même les plus urgentes les 28 et 29 janvier.
Dans le cas où nous connaîtrions des retards durant les 15 premiers jours de février, nous avons d’ores et déjà prévu une organisation renforcée pour y faire face.
13. Livre Diffusion à Ivry et le Comptoir du Livre à Portet sur Garonne :
Nous vous rappelons que nos deux dépôts partenaires sont à votre disposition pour les dépannages urgents, en particulier pendant nos 2 jours de fermeture.
14. Site Libraires Sodis a changé, pouvez-vous m’aider sur… ?
a. La Connexion : Vos identifiants de connexion restent inchangés.
b. L’Ergonomie : nous avons voulu ce site plus moderne et convivial, pour autant, la navigation est similaire au précédent. Vous retrouvez dans chaque onglet les thématiques auxquelles vous êtes habitués.
c. La Simulation de mes retours : pour des raisons techniques, nous n’avons pas pu reconduire cette fonctionnalité. Toutefois, nous travaillons, avec Dilicom, à la mise en place d’un message EDI, normé, vous permettant d’annoncer vos retours (message « RET IN/RET ANN ») auquel nous répondrons en indiquant la présence ou non de droits de retour. Ce message est déjà en test chez un autre distributeur, et dès qu’il sera validé, nous le mettrons en place à la Sodis.
d. L’Annulation de mes notés : Cette fonctionnalité fait partie des évolutions programmées du site. Nous ne manquerons pas de vous informer dès qu’elle sera disponible.
e. Le Suivi de mes commandes : comme sur l’ancienne version, vous pouvez suivre vos commandes et avoir connaissance des manquants éventuels.
Nous vous invitons à lire le manuel utilisateur que nous avons mis à disposition sur le site. Vous le trouverez sur la page d’accueil, dans le pavé « Divers ».
15. En conclusion :
Pour question qui ne trouverait pas sa réponse dans ce document, vous pouvez trouver en cliquant sur le lien suivant : un formulaire vous permettant de nous transmettre toutes vos remarques, questions, suggestions. Nos équipes y répondront dans les meilleurs délais.
